Chaque réponse cite son texte : la mémoire d'un lotissement de 251 lots

Un lotissement de 251 lots à Tahiti, né en 1987. Son syndic doit s'appuyer au quotidien sur le cahier des charges d'origine, ses nombreux modificatifs et des années de procès-verbaux d'assemblée — répartis entre plusieurs tranches et autant d'actes notariés.

Répondre à un propriétaire — peut-on réunir deux lots ? qu'a voté l'assemblée en 2023 ? — obligeait à rouvrir des PDF et des scans épars. La bonne réponse dépendait de la mémoire de quelques personnes, et se discutait faute de pouvoir montrer le texte.

Une base de connaissances tenue avec l'aide de l'IA, en trois couches strictement séparées : les documents officiels, jamais modifiés ; leurs synthèses, un registre des décisions et une fiche par lot, où chaque affirmation renvoie à sa source ; et des pages simples à destination des propriétaires. Le syndic pose sa question en langage courant, l'assistant répond en citant le texte applicable.

• Synthèse de chaque document officiel, reliée à l'original
• Chaîne documentaire du cahier des charges : tous les actes, par tranche et par date
• Registre des 251 lots : propriétaire, tranche, historique et pièces — une fiche par lot
• Registre des décisions : une fiche par vote, avec son statut et sa source
• Réponses sourcées aux questions des propriétaires, en langage clair
• Contrôle périodique : contradictions, pages périmées, décisions sans source

Des réponses en quelques secondes, chacune adossée au document qui fait foi. Une mémoire qui ne repose plus sur quelques personnes, mais sur une base traçable et versionnée — et une communication enfin lisible pour l'ensemble des propriétaires. Le syndic garde la décision ; l'IA tient la mémoire.